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仕事をする上で、仕事の進め方はとても重要です。
仕事の進め方がうまくいかないと、業務効率が悪くなったり、ミスが発生したりして、自身にストレスを感じたりすることも少なくありません。逆に、仕事の進め方がうまくいけば、成果を出すことができたり、会社から評価を得たり、結果的に、自分の仕事にやりがいを感じたりするでしょう。
あなたの会社で、仕事を進め方がうまく評価の高い人はいませんか？
どうやったら、あんなに仕事を上手に進めていけるのか、わからないという方も多いのではないでしょうか。
仕事の進め方がうまくいく人と、うまくいかない人の違いは何でしょうか？
本記事では、仕事の進め方で悩んでいる20代ビジネスパーソンの方に向けて、仕事がうまく進められない人の特徴と、仕事をうまく進めるための方法を解説します。また、自分のどこが悪いかチェックシートで確認し、改善する方法も紹介していきます。
仕事がうまく進められない人の特徴
仕事がうまく進められない人には、以下のような特徴があります。自分に当てはまるものがないか、チェックしてみましょう。
①受け身である
受け身である人とは、指示を待っている人、こちらから動くことをしない人、業務に関して先のことを自分で考えない人のことです。受け身である人は、自分の仕事に対する責任感や主体性が低く、能動的に行動できていません。
例えば、以下のような特徴があります。
- 上司からの指示がないと仕事を始められない
- 仕事の内容や目的を理解せずにただやるだけ
- 問題が起きたときに自分で解決しようとせずに他人に頼る
- 自分の意見や提案を持たず会議に参加しても発言しない
②仕事の優先順位がつけられない
優先順位がつけられない人とは、仕事が溜まってきた際に優先順位がつけられず悩んでいる、もしくは、仕事のやる順番を間違えて進めている人のことです。優先順位がつけられない人は、仕事の重要度や緊急度で実施する順番を判断できず、どれから手をつければいいかわかりません。
特徴は以下のとおりです。
- 重要な仕事よりも締め切りが迫っている仕事だけを優先して実施する
- すぐに終わる仕事を先に片付けて時間がかかる仕事を後回しにする
- 他人からの依頼に応えてばかりで自分の本来の仕事が進まない
- 仕事の優先順位を上司や同僚に確認せずに自分自身で勝手に決める
③まず行動できない
まず行動できない人とは、どうしようか考えすぎて、行動に起こせない人のことです。こういった人は、仕事に対して慎重すぎるあまり、決断力や実行力が低く、思考停止に陥ります。
例えば、以下の特徴が考えられます。
- 完璧な業務遂行を意識し過ぎて実際の作業に入れない
- 仕事の方法や結果に不安を感じて何度もやり直したり確認したりする
- 仕事に関する情報や知識を集めすぎて整理できない
- 仕事の判断や選択を先延ばしにして結局決められない
➃完璧主義
こちらは、行動できない人のひとつの要因にもなりますが、完璧主義な人とは、すべての準備や素材がそろわないと進めない人、完璧な業務遂行を求める人のことです。完璧主義な人は、仕事に対して高い基準や期待を持ち、自分や他人に厳しく、妥協を許しません。但し、こういう人は得てして、本人が完璧だと思っていても、完璧ではないことも往々にしてあります。
例えば、以下のような特徴があります。
- 仕事の内容や目的を明確にしないと納得できない
- 仕事の過程や結果に細かいミスや不備があると気になってしまう
- 仕事のフィードバックや評価に敏感に反応する
- 他人から意見や提案があってもそれを受け入れられない
⑤目標を持たない
目標を持たない人とは、ゴールを設定しない人、ただ、ミッションをやみくもに進める人のことです。目標を持たない人は、結果的に仕事に対する方向性や意義を見失い、やる気やモチベーションが低くなります。
例えば、以下のような特徴があります。
- 仕事の成果や評価に興味がない
- 仕事の進捗や状況を把握しない
- 仕事に対する自分の強みや弱みを知らない
⑥スケジュールやタスク管理ができない
スケジュールやタスク管理ができない人とは、優先順位をもとにスケジュールを立てない人、仕事を細かいタスクに分解して業務を行っていない人のことです。スケジュールやタスク管理ができない人は、仕事の計画性が低く、無駄な時間や労力を使ってしまうことが多いです。
例えば、以下のような特徴があります。
- 期間や工数を考えずに仕事を進める
- 仕事の途中で何をやっているかわからなりゴールを見失う
- 仕事の進捗や残りのタスクが把握できていない
- 仕事の妨げになる要因やリスクを事前に想定しない
⑦アウトプットがない
アウトプットがない人とは、会議などで何も準備せず打ち合わせに参加したり、考えをまとめて説明したりすることをやらない人のことです。アウトプットがない人は、仕事に対する理解度や関心度が低く、自分の考えや提案をまとめるという発想がありません。
例えば、以下のような特徴があります。
- 会議の目的や内容を事前に確認しない
- 会議の資料やメモを作らない
- 会議で発言するときに具体的な根拠やデータを示さない
- 会議の結果やアクションプランを明確にしない
仕事をうまく進めるための方法
仕事がうまく進められない人の特徴を見てきましたが、それらを改善するためにはどうすればいいでしょうか？
ここでは、仕事をうまく進めるための方法を以下のように紹介します。
積極的に会議に参加したり自分から発言したりすること
仕事を進めるには、受け身でなく、能動的になることが大切です。
そのためには、会議などの場で積極的に参加したり、自分から発言したりすることが有効です。会議に参加することで、仕事の内容や目的を理解したり、自分の意見や提案を伝えたりできます。また、自分から発言することで、自分の考えを整理したり、他人のフィードバックを得たりすることができます。
積極的に会議に参加したり自分から発言したりすることで、仕事に対する責任感や主体性が高まり、仕事の質やスピードも向上します。
優先順位をつけてスケジュールを立てタスクに落とし込むこと
仕事を進めるには、優先順位をつけてスケジュールを立てタスクに落とし込むことが重要です。
優先順位をつけることで、仕事の重要度や緊急度を判断し、どれから手をつけるか決めることができます。
まず、スケジュールを立てることで、仕事の期間や工数を見積もり、予定通りに進めることができます。次に、タスクに落とし込むことで、仕事を細かい単位に分解し、具体的に行動することができます。
優先順位をつけてスケジュールを立てタスクに落とし込むことで、仕事の効率性が高まり、漏れをなくし締め切りに間に合わせることができます。
ゴールはどこか明確にすること
仕事を進めるには、ゴールはどこか明確にすることが必要です。
ゴールを明確にすることで、仕事の方向性や意義を見つけることができます。また、ゴールに向かって進むことで、やる気やモチベーションを高めることができます。
ゴールを明確にするためには、以下のようなことを行うとよいでしょう。
- 仕事の目的や期待される成果を確認する
- 仕事のゴールを具体的かつ達成可能なものにする
- 仕事のゴールを数値化や可視化する
- 仕事のゴールに向かう際に自分の強みや弱みを知る
ゴールはどこか明確にすることで、仕事の効果や意味がわかり、自分の成長やキャリアの展望も見えます。
わからなくてもまずたたき台としてアウトプットすること
仕事を進めるには、わからなくてもまずたたき台としてアウトプットすることが大切です。
アウトプットすることで、自分自身だけでなく他者に対しても全体像を整理することができ、自分の考えや提案をまとめることができます。また、アウトプットすることで、他人のフィードバックや評価を得ることができます。
アウトプットするためには、以下のようなことを行うとよいでしょう。
- これまでの背景や目的などを言語化する
- それに対する自分なりの考えを付加する
- 会議で発言するときに具体的な根拠やデータを示す
- 会議の結果やアクションプランを明確にする
アウトプットすることで、仕事の効果や価値が伝わり、上司や同僚からの信頼や評価も得られます。また、自分の仕事の成果や貢献も見えやすくなります。
常に現在地点を把握すること
仕事を進めるには、常に現在地点を把握することが必要です。
現在地点を把握することで、仕事の進捗や状況を知ることができます。また、現在地点を把握することで、問題や課題を早期に発見し、対策を立てることができます。現在地点を把握するためには、以下のようなことを行うとよいでしょう。
- 仕事のゴールと現在地点のギャップを定期的に確認する
- 仕事の進捗や残りのタスクを記録し可視化する
- 仕事の妨げになる要因やリスクを事前に想定し対処する
- 仕事の状況や変更点を上司や同僚に報告し共有する
現在地点を把握することで、仕事のスピードや品質を保ち、予想外のトラブルを防ぐことができます。 また、自分や他人の仕事の状況が把握でき、コミュニケーションも円滑になります。
自分のどこが悪いかチェックシートで確認
仕事をうまく進めるための方法を見てきましたが、自分のどこが悪いかわからないと、改善することもできません。 そこで、自分のどこが悪いかチェックシートで確認してみましょう。 以下の表は、仕事がうまく進められない人の特徴と、それに対応する質問の一覧です。 自分に当てはまるものにチェックを入れてみてください。
このチェックシートを使って、自分の仕事の進め方でどこに課題があるのかを確認してみましょう。チェックが多いほど、仕事の進め方がうまくいっていない可能性が高いため、まず、自分の状態を把握しましょう。
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自分のどこが良くないのか把握して改善する
自分のどこが悪いかチェックシートで確認したら、次は自分のどこが良くないのか把握して改善することが必要です。 自分のどこが良くないのか把握するためには、以下のようなことを行うとよいでしょう。
- チェックした項目に対して、なぜそうなっているのか、どういう影響があるのか、どうしたいのかを書き出す
- 書き出した内容をもとに、自分の仕事の進め方に関する強みや弱み、改善点や目標を明確にする
- 明確にした改善点や目標に対して、具体的な行動や計画を立てる
- 立てた行動や計画を実行し定期的に振り返りや評価をする
自分のどこが良くないのか把握して改善することで、仕事の進め方がうまくいくようになります。 また、自分の仕事の成果や貢献も高まります。
まとめ
この記事では、仕事の進め方で悩んでいる20代ビジネスパーソンの方に向けて、仕事がうまく進められない人の特徴と、仕事をうまく進めるための方法を解説しました。また、自分のどこが悪いかチェックシートで確認し、改善する方法も紹介しました。
仕事の進め方は、仕事の効率や品質、評価や成長に大きく影響します。仕事の進め方を改善することで、優秀なビジネスパーソンを目指すことができます。
ぜひ、この記事を参考にして、仕事の進め方を見直してみてください。
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